RPAとAIの違いは、決めた手順を繰り返し実行するのか、データから分類・推論・生成するのかで捉えると分かりやすくなります。業務効率化では、どちらか一方へすべて任せる必要はありません。入力を整理する部分、判断する部分、システムへ登録する部分を分けて考えます。
この記事では、製品の順位ではなく業務の性質から使い分けを説明します。表や業務例は比較のための整理であり、特定製品の機能や導入効果を保証するものではありません。
RPAは定めた操作や条件を実行する
RPAはRobotic Process Automationの略です。IBMは、反復作業を自動化する技術として説明し、利用者が定義したプロセスに従う点をAIとの違いに挙げています。画面への入力やシステム間の情報転記などが説明例です。IBM「RPAとは」
例えば「指定フォルダーからCSVを読み、必要な列を決めた画面の項目へ入れる」という仕事を考えます。入力形式、項目の対応、操作順序を定義できるなら、固定手順による自動化を検討できます。これは必ずRPA製品を導入すべきという意味ではなく、既存システムの機能やAPI連携で処理できるかも比較する場面です。
操作手順を定義する際は、正常な流れだけでなく、ファイルがない、同じデータが届く、画面が変わるといった場合の扱いも決めます。実行できたことと、登録内容が業務上正しいことは分けて確かめましょう。
AIは分類や生成などの処理を担う
AIは幅広い技術の総称です。ここでは、文章の分類、情報の抽出、回答や下書きの生成など、入力内容に応じて結果を作る使い方を考えます。IBMの説明も、定義した手順を実行するRPAに対し、データのパターンを扱うAIという区別をしています。IBM「RPAと人工知能」
生成AIへ「この問い合わせを要約して」と頼む処理は、特定のセルを別のセルへ転記する操作とは異なります。どの情報を残し、どう表現するかが結果に関わるため、出力が目的に合うかを評価する必要があります。AIを使うだけで、内容の正確さや処理全体の成功が保証されるわけではありません。
| 比較する点 | 固定手順の自動化 | AIを使う処理 |
|---|---|---|
| 先に決めるもの | 操作順序、入力形式、分岐条件 | 目的、入力情報、期待する出力と評価方法 |
| 業務例 | 決まった項目の転記 | 自由記述の要約や分類 |
| 失敗を調べる観点 | 手順や入力条件が想定と違わないか | 情報不足、誤抽出、根拠のない補完がないか |
| 実行後の確認 | 件数、重複、登録先 | 原文との一致、条件の欠落、利用可否 |
これは基本的な役割の比較です。実製品にはAIとRPAを組み合わせたものもあるため、製品名だけでできることを決めず、個々の機能を確認してください。
仮例：問い合わせから管理表への登録を分ける
架空の業務で、メールの問い合わせを読んで分類し、管理表へ登録するとします。一連の仕事を三つへ分ける案です。
- AIで問い合わせの内容を整理し、分類候補と要約を作る。
- 担当者が原文と照合し、分類・氏名・日付などを確定する。
- 確定したデータを、決めた項目に沿って管理表へ登録する。
このとき、メールに日付がないのにAIが補った値を、そのまま後続処理へ渡さないようにします。「未記載」として担当者へ戻す条件を決める方が、誤りを整った表へ転記することを防げます。
登録処理では、既に同じ問い合わせを処理していないか確認する案が考えられます。AIの出力を確かめる工程と、二重登録を防ぐ工程は目的が異なります。どちらか一つの確認で全体を保証しない構成にします。
使い分けは業務を分解して決める
最初から「AIで自動化する」と決めず、現在の作業を紙や表へ書き出します。入力が何か、作業者が判断する場面はどこか、結果をどのシステムへ渡すかを整理してください。
操作順序を明確にできる部分は固定手順の自動化、自由記述を読み取る部分はAIの試行、契約や対外的な確約などの重要な判断は担当者へ残す、といった分担案を作れます。この分け方は編集上の提案であり、業務ごとのリスクや運用体制に応じた検討が必要です。
試行では、処理時間だけでなく、修正が必要になった件数や確認にかかった時間も記録します。どこで手間が減り、どこへ新しい確認が増えたかを比較すると、導入を続けるか判断しやすくなります。
自動化する一つの作業を決める
まずは「毎週届く定型ファイルの転記」や「担当者が読める問い合わせの分類補助」のように、入力と結果を確認できる範囲へ絞りましょう。生成AIで何ができるかを整理したい方は、生成AIの基礎も参照できます。
業務改善やAI活用の相談では、現在の作業、使っているシステム、困っている場面をまとめると話を具体化できます。テクノヴァースへの相談はお問い合わせからお寄せください。